Buchhaltung Gastronomie Software: Digital und GoBD-konform
In der Gastronomie entstehen täglich viele Belege: Kassenabschlüsse, Lieferantenrechnungen, Kartenzahlungen, Plattform-Abrechnungen. Buchhaltungssoftware hilft, diese Daten vollständig und geordnet zu Ihrem Steuerberater zu bringen. Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung.
Besonderheiten der Gastronomie-Buchhaltung
- Viele Barumsätze – Kassendaten müssen lückenlos übernommen werden.
- Getrennte Steuersätze: Speisen 7 %, Getränke 19 %.
- Trinkgeld, Gutscheine, Personalverpflegung.
- Abrechnungen von Lieferplattformen und Zahlungsanbietern (Provision, Gebühren, Auszahlungen) abstimmen.
- Wareneinkauf mit vielen kleinen Lieferantenrechnungen.
Was die Software können sollte
| Funktion | Warum |
|---|---|
| Belegerfassung per Foto/Upload | Belege nicht verlieren |
| Bankanbindung | Zahlungen automatisch zuordnen |
| Import von Kassendaten | Tagesumsätze ohne Abtippen |
| DATEV-Export oder -Schnittstelle | Übergabe an den Steuerberater |
| GoBD-konforme Archivierung | Aufbewahrung, Unveränderbarkeit |
| Auswertungen | Wareneinsatz, Personalkosten, Liquidität |
Drei Wege
Fragen Sie zuerst Ihren Steuerberater, mit welchem System er arbeitet – das spart doppelte Arbeit.
| Weg | Für wen |
|---|---|
| Belege digital an den Steuerberater (z. B. über sein Portal) | wer die Buchhaltung abgibt |
| Eigene Buchhaltungssoftware + Steuerberater für Abschluss | wer selbst vorbereitet |
| Vollständig selbst | nur mit Fachkenntnis |
Plattform-Abrechnungen sauber buchen
Lieferplattformen zahlen meist den Umsatz abzüglich Provision und Gebühren aus. Für die Buchhaltung braucht es den Bruttoumsatz und die Provision getrennt. Laden Sie die Abrechnungen regelmäßig herunter. Mit einem eigenen Bestellshop ohne Provision wie Chefzi entfallen diese Provisionsbuchungen; es bleiben ggf. Gebühren des Zahlungsanbieters.
Digitales Kassenbuch
Wer bar kassiert, braucht neben der Kasse ein Kassenbuch für Einlagen, Entnahmen, Bargeldausgaben und Zählungen. Digitale Kassenbücher führen eine Tageszählung mit Differenzauswertung, hängen Belege direkt an Buchungen und korrigieren per Gegenbuchung statt Löschen – das entspricht der GoBD-Anforderung der Unveränderbarkeit.
Tagesabschluss gegen den Z-Bericht abstimmen
Gute Software gleicht die Tagesbuchung vor dem Export mit dem Z-Bericht der Kasse ab – je Zahlart und Steuersatz. Abweichungen sollten auffallen, bevor die Daten beim Steuerberater sind.
Trinkgeld richtig erfassen
Freiwillige Trinkgelder, die Gäste den Arbeitnehmern geben, sind für diese nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei. Trinkgeld für den Unternehmer selbst ist dagegen Betriebseinnahme. In der Kasse wird Arbeitnehmer-Trinkgeld als eigener Vorgang (mit 0 % USt) erfasst und anschließend als Auszahlung ausgebucht, damit es den Umsatz nicht erhöht. Stimmen Sie die Konten mit Ihrem Steuerberater ab.
E-Rechnung
Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können; die Pflicht zum Versand wird schrittweise eingeführt. Ihre Buchhaltungssoftware (oder die Ihres Steuerberaters) sollte E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD lesen können – relevant für Lieferantenrechnungen.
Kontenrahmen und Export
- DATEV-Buchungsstapel mit Tagesumsätzen je Zahlart und Steuersatz.
- Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) wie beim Steuerberater.
- Direkte Übermittlung an das Steuerberater-Portal statt Dateiversand.
Aufbewahrungsfristen
Bücher und Aufzeichnungen sind in der Regel zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 AO in der seit 2025 geltenden Fassung). Digitale Daten müssen in dieser Zeit maschinell auswertbar bleiben – auch nach einem Software-Wechsel.
Wo Chefzi passt
Chefzi ist eine Plattform für Restaurants mit Online-Bestellung für Abholung, Lieferung und QR-Tischbestellung: 9 € oder 19 € pro Monat zzgl. MwSt., keine Provision, keine Einrichtungsgebühr. Dazu gehören eine Kasse im Browser, ein Küchenbildschirm, Tischreservierungen sowie Treuepunkte und Gutscheine. Den TSE-Status der Kasse für Deutschland prüfen wir noch.
So läuft der Start mit Chefzi
- Demo anfragen: Wir zeigen Ihnen Bestellshop, App und Einstellungen an Ihrem eigenen Beispiel.
- Speisekarte übergeben: Sie schicken uns Ihre aktuelle Karte als PDF, Foto oder Link. Den Umzug der Speisekarte übernehmen wir kostenlos.
- Einstellungen prüfen: Öffnungszeiten, Liefergebiete, Mindestbestellwerte, Liefergebühren und Zahlungsarten legen Sie selbst fest.
- Testbestellungen: Bevor der Shop öffentlich ist, bestellen Sie selbst und prüfen, ob die Bestellung in der App klingelt.
- Links umstellen: Bestell-Button auf Ihrer Website, Google-Unternehmensprofil, Social Media und QR-Codes zeigen auf Ihren Shop.
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Häufige Fragen
Welche Buchhaltungssoftware ist für Gastronomie geeignet?
Eine, die Kassendaten importiert, GoBD-konform archiviert und an Ihren Steuerberater exportiert. Stimmen Sie die Wahl mit ihm ab.
Kann ich die Buchhaltung digital machen?
Ja, Belege können digital erfasst und archiviert werden, wenn die GoBD-Anforderungen erfüllt sind.
Bietet Chefzi Buchhaltung an?
Nein. Chefzi ist ein Online-Bestellsystem.
Muss Trinkgeld in die Kasse?
Trinkgeld wird als eigener Vorgang erfasst; Arbeitnehmer-Trinkgeld ist steuerfrei und wird wieder ausgebucht. Details mit dem Steuerberater klären.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Buchungsbelege in der Regel acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre.
Was ist ein Kassenbuch in der Gastronomie?
Ein Kassenbuch dokumentiert Bargeldeinnahmen und -ausgaben täglich. Wer eine elektronische Kasse nutzt, erhält die Daten meist aus dem Kassensystem. Wer eine offene Ladenkasse führt, muss die Kasse täglich zählen und nachvollziehbar aufzeichnen. Klären Sie Details mit Ihrer Steuerberatung.
Quellen (geprüft Oktober 2026):
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